|
Aikaleima Copyright © Tarja Kaltiomaa TKK1202303091022 Linkit korjattu 9.3.2023 TK
|
|
Kirjeenvaihto ¨ Kirjeenvaihtoasioita ovat paperikirjeet postimerkkeineen, sähköposti, faksi, facebookin viestit, tekstiviestit ja postikortit (paperiset ja sähköiset). ¨ Kirjeenvaihdossa on hyvä olla mahdollisimman kohtelias tyyli. ¨ Kirjeenvaihdossa viestiin tai kirjeeseen on tärkeää vastata. Nykyään esimerkiksi postikorttiin voi vastata tekstiviestillä tai facebookissa. ¨ Tekstiviestiin voi vastata tekstiviestillä. ¨ Sähköpostiviestissä voi olla yhteystiedot, jotka yleensä voi valmiiksi tehdä sähköpostipohjan allekirjoitus-toiminnolla. Tilanteen mukaan yhteystietoja voi muuttaa ennen lähettämistä. ¨ Sähköpostiviestiin voi kirjoittaa toiveen vastaamisesta. ¨ Vaikka sähköpostiviestissä ei ole toivetta vastaamisesta, siihen on hyvä vastata jollakin tilanteeseen sopivalla viestillä. Lähettäjällä saattaa olla vielä asiaa koskevaa kerrottavaa, mutta on jättänyt vastaanottajalle vapauden vastata tai olla vastaamatta. ¨ Vuorovaikutus voi syntyä, kun vastaa saamaansa viestiin. ¨ Ihminen, joka ei reagoi saamiinsa viesteihin, vaikuttaa välinpitämättömältä ja epäkohteliaalta. ¨ On tärkeää vastata saamiinsa kirjeisiin ja viesteihin, jotta ei vaikuttaisi välinpitämättömältä ja epäkohteliaalta. ¨ Virkatehtävissä viesteihin ja kirjeisiin on velvollisuus vastata. ¨ Erityisen tärkeää viranhaltijan on vastata ns. hyvä veli—ja hyvä sisar –kirjeisiin. Tämä ohittavat usein tärkeydessä muut mahdolliset viestit ja kirjeet, koska niissä vedotaan henkilöön henkilökohtaisesti. Hyvä veli tai hyvä veli –kirje voidaan lähettää tutulle henkilölle, mutta tilanteen mukaan myös henkilölle, joka ei ole henkilökohtainen tuttava vaan virka-asemassaan oleva henkilö. ¨ Kirjeeseen tai viestiin pitäisi vastata mahdollisimman pian, vaikka asian selvittäminen veisi aikaa. Ensimmäisessä vastausviestissä voidaan kertoa, että asiaa selvitetään ja siihen palataan mahdollisimman pian. ¨ Jos kirjeenvaihtoa on runsaasti, siitä on hyvä pitää kirjaa tai diaaria, jotta hoidettavat asiat tulevat aikataulutetuksi ja hoidetuksi eikä asia unohdu. ¨ |